Regresso seguro ao escritório

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Como manter os nossos colaboradores em segurança?

Com o levantamento do Estado de Emergência, a esperança de deixar o Home-Office e retomar ao escritório, tornou-se mais próxima. E da mesma maneira que nos tivemos que adaptar no dia em que soubemos que iriamos entrar em Home-Office, o regresso ao escritório também exige uma adaptação, por parte da empresa e dos colaboradores.

E qual é a nossa prioridade? Garantir que este regresso é feito com todas as medidas de segurança , quer nas nossas instalações, quer para com os nossos colaboradores e garantir que eles se sintam confortáveis e seguros neste regresso.

E para tal, foi criada uma equipa multidisciplinar para o projecto “Back to the Office”, que contou com a presença de 4 colaboradores de diferentes departamentos da empresa (recursos humanos, comercial e financeiro) , partilharam ideias, delinearam e prepararam um plano de acção para o tão desejado regresso.

A equipa de projecto preparou uma pequena apresentação, quer para as equipas de gestão da empresa, quer para os colaboradores, em que deram a conhecer o Action Plan e as Guidelines para o regresso, assim como responder às dúvidas que pudessem surgir relacionadas com esta temática.

Nessa apresentação constaram os seguintes conteúdos:

1- Organização de cada departamento – Em que o objectivo principal foi fazer a divisão das equipas, indo metade da equipa numa semana e a outra metade na semana seguinte, para que o regresso fosse feito de maneira segura, garantindo que as distâncias de segurança iriam ser mantidas, nos próprios locais de trabalho, bem como nos restantes espaços do escritório.

2 - Medidas de saúde e segurança no interior do escritório – Neste campo, quisemos sensibilizar os colaboradores para tomarem diversas medidas, tais como: antes da entrada no escritório proceder-se à lavagem das mãos, e após a entrada à desinfeção, a utilização de máscara durante o tempo que se permaneça no escritório, a higienização da própria secretária e do respectivo material de trabalho à chegada e à saída, ter o cuidado de tomar as medidas de higiene sempre que se utilizar materiais comuns (impressoras, máquinas de café...), evitar o enchimento de garrafas nos dispensadores de água, e providenciar a limpeza e higienização dos filtros dos equipamentos de ar condicionado antes do regresso e ajustar este trabalho com maior frequência.

3 - Práticas para os horários de almoço – A primeira medida foi criar 4 turnos de almoço, para que a utilização da copa fosse feita de modo seguro, limitando assim o número de colaboradores por turno. Providenciámos também um espaço extra de almoço, criando todas as condições para que os colaboradores pudessem almoçar num outro local que não a copa.

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4 - Materiais de protecção e segurança para os colaboradores – Adquirimos todos os materiais necessários para que os colaboradores se sentissem em segurança (máscaras, viseiras, dispensadores de álcool gel, luvas, materiais de desinfeção para os espaços físicos de trabalho).

5- Guidelines para reuniões internas, bem como visitas a clientes – Nesta primeira fase, consideramos essencial que as reuniões internas, sempre que possível, deveriam continuar a ser realizadas on-line. No entanto, a serem feitas presencialmente, os colaboradores deverão seguir os seguintes procedimentos: limitar o número de 5 pessoas por reunião, manter o distanciamento social, limpar e desinfectar as superfícies antes e após de cada reunião, deixar a porta aberta após a reunião, e se possível durante a mesma, e limitar o tempo de reunião a 2 horas.

Nas visitas a clientes, há que ter atenção à necessidade da realização da mesma, ou seja, o colaborador só deve realmente efectuar a visita, não sendo possível a resolução por telefone ou via on-line, e caso tenha mesmo que a realizar, previamente tem de garantir que toma todas as medidas de segurança e protecção, bem como certificar-se que o cliente também o faz.

6- Definição dos grupos de colaboradores elegíveis a ficar em regime de Home-Office – Neste ponto, foram considerados 7 grupos: A) os colaboradores pertencentes a grupos de maior vulnerabilidade por baixa imunidade (doentes oncológicos, doentes crónicos, doentes cardíacos e colaboradoras grávidas); B) colaboradores que vivam com alguém que pertença ao grupo de risco descrito no ponto a; C) colaboradores que vivam com alguém que trabalhe em unidades de saúde; D) colaboradores que fazem a sua deslocação para o escritório em transportes públicos; E) Colaboradores com filhos até aos 12 anos, cujo o cônjuge não possa exercer a sua função em Home-Office; F) Colaboradores com filhos em regime de Tele-Escola, poderão ficar em Home-Office até ao término da mesma; G) Colaboradores com filhos com idade inferior a 6 anos, poderão ficar em Home-Office até ao dia 15 de Junho de 2020.

Passando da teoria à prática, foi altura de preparar um kit de protecção para cada colaborador, sinalizar os espaços dos escritórios com as medidas criadas e adaptar o escritório para esta nova realidade.